Sie möchten mit Ihrem Unternehmen auf dem niederländischen Markt Fuß fassen? Und möchten dazu einen in den Niederlanden ansässigen Arbeitnehmer einstellen? Sind Sie sich der steuerlichen Folgen bewusst? Welche Kosten können Sie steuerfrei erstatten? Dürfen Sie ohne Weiteres eine monatliche Pauschale für Kosten, die ein Mitarbeiter verauslagt hat, auszahlen? In diesem Artikel werden wir diese Fragen beantworten.
WKR
Am 01. Januar 2015 ist die sogenannte Werkkostenregeling (WKR) in Kraft getreten. In der WKR werden frei vereinbarte Vergütungen und Sachleistungen in den Niederlanden beschrieben.
Kostenpauschale
In den Niederlanden ist die Auszahlung einer festen monatlichen steuerfreien Kostenpauschale nicht ohne weiteres möglich. Damit ein fester monatlicher Betrag ausgezahlt werden darf, muss ein Mitarbeiter über einen Zeitraum von mindestens drei Monaten nachweisen, dass er Kosten verauslagt hat. Dazu muss er die Belege aufbewahren. Anhand dieser Belege kann dann eine pauschale Kostenerstattung festgelegt werden. Durch eine stichprobenartige Kontrolle sollte regelmäßig überprüft werden, ob die steuerfreie Kostenpauschale den tatsächlichen Verhältnissen entspricht.
Im Jahr 2025 dürfen Sie bis zu einer Lohnsumme von 400.000 € maximal 2%, bei einer höheren Lohnsumme maximal 1,18% Ihrer gesamten steuerpflichtigen Lohnsumme steuerfrei für Vergütungen und Sachleistungen Ihrer Mitarbeiter aufwenden, beispielsweise Geschenke. Über den Betrag innerhalb des Freibetrags, zahlen Sie keine Lohnsteuer. Für Beträge, die über diesen Freibetrag hinausgehen, zahlen Sie Lohnsteuer in Form einer Pauschale von 80%. Vergütungen müssen belegt werden und einen sogenannten „Üblichkeitstest“ bestehen.
Es gibt Sachleistungen, die aufgrund von Nullschätzungen zulasten des Freibetrags gehen. Außerdem fallen bestimmte Kosten nicht unter die Pauschale. Hier gilt eine gezielte Freistellung, zum Beispiel die Reisekostenerstattung von maximal 0,23 € pro Kilometer (seit 2024) oder Kosten für Übernachtung und Mahlzeiten bei betrieblich bedingter Reise.
Den vollständigen Bericht finden Sie hier:
Fragen? Wir sind Ihnen gerne behilflich, den Arbeitsvertag an das niederländische Recht anzupassen. Kontakt:
Harold Oude Smeijers
Moore MKW Belastingadviseurs B.V.
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